Informácie o zásadách spracúvania a ochrany osobných údajov spoločnosťou PSEnergia s. r. o.

Nižšie uvedené informácie poskytujeme našim partnerom ako aj návštevníkom našej stránky, ktorí sú dotknutými osobami v zmysle ustanovení Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES ako aj zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

V tomto stručnom popise nájdete informácie a odpovede na nasledujúce otázky:

• - na aké účely spracúva PSEnergia osobné údaje,
• - v ako rozsahu spracúva PSEnergia osobné údaje,
• - komu (ne)poskytuje PSEnergia osobné údaje,
• - ako dlho sú osobné údaje uchovávané,
• - aké sú práva dotknutých osôb a povinnosti PSEnergie pri spracúvaní osobných údajov,
• - kde a ako nás môže dotknutá osoba kontaktovať v prípade otázok týkajúcich sa spracúvania osobných údajov.

Informácie o spoločnosti PSEnergia ako prevádzkovateľovi: PSEnergia s.r.o. so sídlom Na bielenisku 4, 902 01 Pezinok, IČO: 44 887 710 je právnická osoba ktorá vznikla dňa 21.07.2009 a je zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel: Sro pod vložkou č. 59520/B (ďalej len „Spoločnosť“).

Zabezpečenie ochrany osobných údajov je pre Spoločnosť veľmi dôležité, a preto pri spracúvaní osobných údajov dôsledne dbá na dodržiavanie platných právnych predpisov o ochrane osobných údajov a záujmov dotknutých osôb.

V prípade akýchkoľvek otázok súvisiacich so spracúvaním svojich osobných údajov, prosím, kontaktujte príslušného data protection officerovi, ktorý zabezpečí ich zodpovedanie, a to emailom na dpo@psenergia.sk, telefonicky +421 333 813 277 alebo písomne na adrese Na bielenisku 4, 902 01 Pezinok, do rúk data protection officer.

V tomto texte budú použité uvedené definície s nasledovným významom:

dotknutá osoba - fyzická osoba, ktorej osobné údaje sú spracúvané. Je to osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako je meno, identifikačné číslo, on-line identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby;

GDPR- Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES;

informačný systém - usporiadaný súbor osobných údajov spracúvaných Spoločnosťou na účel:

• - identifikácie obchodných partnerov, klientov, odberateľov, sprostredkovateľov, poskytovateľov služieb, dodávateľov a ich zástupcov,
• - informovania o službách poskytovaných Spoločnosťou,
• - poskytovania služieb v rozsahu predmetu podnikania Spoločnosti,
• - ochrany oprávnených záujmov Spoločnosti, najmä jej majetku, bezpečnosti a práv,
• - zabezpečenia povinností vyplývajúcich Spoločnosti z právnych predpisov Slovenskej republiky, Európskej únie a medzinárodných dohôd, ktorými je Spoločnosť viazaná,
• - plnenia daňových, účtovných povinností Spoločnosti a povinností v postavení zamestnávateľa,
• - uplatnenia, zabezpečovania, preukazovania, postupovania a obhajovania pohľadávok a právnych nárokov Spoločnosti,
• - plnenia štatistických a ďalších úloh, ktoré Spoločnosť plní v súlade s internými predpismi a inými právnymi predpismi;

iné právne predpisy - platné právne predpisy Slovenskej republiky, napr. zákon č. 455/1991 Zb. Živnostenský zákon v znení neskorších predpisov, zákon č. 311/2001 Z.z Zákonník práce v znení neskorších predpisov, zákon č. 431/2002 Z.z. Zákon o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákon č. 461/2003 Z.z. Zákon o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, zákon č. 580/2004 Z.z. Zákon o zdravotnom poistení v znení neskorších predpisov, zákon č. 297/2008 Z. z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu v znení neskorší predpisov, atď.;

Obchodný zákonník - zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov;

osobné údaje - údaje týkajúce sa identifikovanej fyzickej osoby alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora, ako je napríklad meno, priezvisko, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, alebo online identifikátor, alebo na základe jednej alebo viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú identitu, fyziologickú identitu, genetickú identitu, psychickú identitu, mentálnu identitu, ekonomickú identitu, kultúrnu identitu alebo sociálnu identitu;

obchodný partner - fyzická osoba alebo štatutár a iný zástupca právnickej osoby a/alebo právnická osoba alebo záujmové združenie, s ktorými Spoločnosť uzatvorila v rámci výkonu podnikateľskej činnosti a iných činností a úloh v zmysle iných právnych predpisov, akýkoľvek právny vzťah/úkon, pričom uzatvorením právneho vzťahu/úkonu sa rozumie vznik, zmena alebo zánik akýchkoľvek záväzkových a mimozáväzkových vzťahov medzi tretími osobami a Spoločnosťou. Obchodným partnerom je tiež fyzická osoba alebo štatutár a iný zástupca právnickej osoby:

• - s ktorou Spoločnosť rokuje o uskutočnení právneho vzťahu/úkonu, aj keď sa tento neuskutoční,
• - s ktorou Spoločnosť môže potenciálne uskutočniť právny vzťah/úkon, aj keď sa tento neuskutoční,
• - ktorá prestala byť obchodným partnerom,
• - poskytujúca alebo prijímajúca akékoľvek služby alebo plnenia od Spoločnosti,
• - zástupca obchodného partnera, ktorý v mene obchodného partnera alebo na jeho účet uzatvoril právny vzťah/úkon alebo o jeho uzatvorení rokoval;

prevádzkovateľ - Spoločnosť, ktorá určuje účel a prostriedky spracúvania osobných údajov;

spracúvanie - operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, napríklad získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo likvidácia, bez ohľadu na to, či sa vykonávajú automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami;

sprostredkovateľ - každý, kto spracúva osobné údaje v mene Spoločnosti na základe poverenia v súlade s ustanoveniami GDPR, najmä článkom 28;

A. Dôvody spracúvania osobných údajov Spoločnosťou

Spoločnosť spracúva osobné údaje len zákonným spôsobom a tak, aby nedošlo k porušeniu základných práv dotknutej osoby, t.j. spracúva len tie osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na dosiahnutie konkrétneho účelu spracúvania.

Spoločnosť spracúva osobné údaje len na konkrétne určený, výslovne uvedený a oprávnený účel, pričom bez takéhoto spracúvania by nemohla poskytovať služby a plniť si svoje povinnosti v zmysle Obchodného zákonníka a iných právnych predpisov. Spoločnosť spracúva osobné údaje za nasledovným účelom:

• a) identifikácia a overenie obchodných partnerov a ich zástupcov,
• b) poskytovanie produktov a služieb v zmysle Obchodného zákonníka a iných právnych predpisov,
• c) uzatváranie a následná správa zmluvných vzťahov s obchodnými partnermi vrátane predzmluvných vzťahov a ukončenia vzťahov,
• d) prijímanie a vybavovanie podnetov a sťažností,
• e) vzťahový manažment,
• f) ochrana oprávnených záujmov Spoločnosti, najmä jej majetku, bezpečnosti, práv a nárokov,
• g) zabezpečenie plnenia povinností vyplývajúcich Spoločnosti z iných právnych predpisov a medzinárodných záväzkov, ktorými je Spoločnosť viazaná,
• h) vedenie osobitných zoznamov obchodných partnerov, ktorí si riadne a včas neplnia povinnosti voči Spoločnosti, ktorí sa dopustili konania posúdeného ako neobvyklá obchodná operácia, a klientov, na ktorých sa vzťahujú medzinárodné sankcie a/alebo opatrenia,
• i) plnenie daňových, účtovných povinností a povinností v postavení zamestnávateľa,
• j) evidovanie, uplatňovanie, zabezpečovanie, preukazovanie, postupovanie, a obhajovanie pohľadávok a právnych nárokov,
• k) plnenie štatistických, archivačných a ďalších úloh, ktoré Spoločnosť plní v súlade s internými predpismi Spoločnosti a inými právnymi predpismi,
• l) marketing a iné spracúvanie.

Spoločnosť môže pristúpiť k spracúvaniu osobných údajov aj vo vyššie neuvedených prípadoch, ak:

• a) je to nevyhnutné na plnenie zmluvy uzavretej medzi obchodným partnerom, resp. treťou stranou a Spoločnosťou, vrátane predzmluvných vzťahov v zmysle článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR,
• b) dotknutá osoba udelila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na konkrétny účel/účely v zmysle článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR,
• c) dotknutá osoba udelila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na konkrétny účel/účely v zmysle článku 9 ods. 2 písm. b) GDPR,
• d) je to nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré chráni Spoločnosť alebo tretia strana v zmysle článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR,
• e) je spracúvanie nevyhnutné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov v zmysle článku 9 ods. 2 písm. f) GDPR.

Spoločnosť, v súlade s vyššie uvedeným, spracúva osobné údaje obchodného partnera aj na účely odhaľovania trestných činov a ich páchateľov najmä z dôvodu ochrany pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a na účely prípadného súdneho konania, trestného konania, konania o priestupkoch a dohľadu nad plnením zákonných povinností Spoločnosti. Spoločnosť spracúva osobné údaje aj pri monitorovaní vnútorných priestorov svojej prevádzky, a to za účelom uvedeným v predchádzajúcej vete, resp. za účelom ochrany svojich zamestnancov, majetku a ich bezpečnosti.

Na účely informovania obchodných partnerov o produktoch a službách poskytovaných Spoločnosťou sú osobné údaje spracúvané primárne na základe oprávnených záujmov Spoločnosti a výnimočne aj na základe predchádzajúceho dobrovoľne udeleného súhlasu.

Spoločnosť má oprávnený záujem na tom, aby vykonávala starostlivosť o svojich obchodných partnerov a rozvíjala obchodné vzťahy s nimi, a teda aby ich informovala o svojich produktoch a službách.

V tejto súvislosti môže Spoločnosť osloviť obchodného partnera aj bez predchádzajúceho súhlasu, pričom o takomto spracúvaní osobných údajov dotknutú osobu náležite informuje a poučí o jej právach, najmä o práve namietať spracúvanie osobných údajov.

B. Spracúvané osobné údaje

V rámci vyššie uvedených dôvodov Spoločnosť spracúva nasledujúce osobné údaje, a to vždy len v účelom vymedzenom nevyhnutnom rozsahu:

• a) identifikačné údaje (napríklad meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, údaje z dokladu totožnosti, štátna príslušnosť, fotografi a z dokladu totožnosti, záznam z bezpečnostných kamier),
• b) kontaktné údaje (napríklad adresa trvalého/prechodného pobytu, emailová adresa, telefónne číslo),
• c) údaje o poskytnutých produktoch a službách (napríklad údaje o využívaných produktoch a službách, údaje súvisiace s vybavovaním žiadostí),
• d) údaje o zástupcoch alebo zamestnancoch obchodného partnera, s ktorými aktívne komunikuje pri uskutočňovaní zmluvných, záväzkových a mimozáväzkových vzťahov,
• e) ekonomické údaje (napríklad údaje o vlastníctve vecí, pohľadávok a iných práv),
• f) údaje potrebné na monitorovanie bezpečného využívania produktov a služieb,
• g) údaje súvisiace s používaním webových stránok a aplikácií Spoločnosti,
• h) iné relevantné údaje (napríklad údaje o obchodných aktivitách, exekučných konaniach, konkurzoch, osobných bankrotoch, údaje súvisiace s plnením zmluvných a zákonných povinností a záväzkov, údaje o platobnej disciplíne, údaje z dostupných registrov),
• i) údaje vyplývajúce z aktivity na sociálnych sieťach.

C. Subjekty, ktorým Spoločnosť poskytuje osobné údaje

Osobné údaje Spoločnosť neposkytuje iným subjektom okrem prípadov, ak dotknutá osoba na takéto poskytnutie udelila súhlas, písomný pokyn, alebo ak existuje iný právny základ na poskytnutie osobných údajov inému subjektu, najmä v prípade, ak ide o plnenie zákonnej povinnosti Spoločnosti.

V rámci spracúvania osobných údajov, Spoločnosť ubezpečuje obchodných partnerov, že ich osobné údaje neodovzdáva žiadnym ovládajúcim inštitúciám, spolupracujúcim orgánom alebo iným tretím osobám, s výnimkou plnenia zákonných povinností.

Spoločnosť poskytne osobné údaje iným subjektom pri plnení zákonných povinností najmä v nasledujúcich prípadoch:

• a) v oblasti plnenia a zabezpečovania povinností zamestnávateľa,
• b) v oblasti prevencie pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a pred financovaním terorizmu v zmysle iných právnych predpisov,
• c) v súvislosti s oznamovaním orgánom činným v trestnom konaní o podozrení, že sa pripravuje, že je páchaný alebo že bol spáchaný trestný čin,
• d) v súvislosti s oznamovacou povinnosťou príslušnému orgánu Slovenskej republiky na účel automatickej výmeny informácií o finančných účtoch na účely správy daní podľa osobitného predpisu (FATCA, CRS).

Spoločnosť v určitých prípadoch spracúva osobné údaje aj prostredníctvom sprostredkovateľov. Na poverenie spracúvaním osobných údajov prostredníctvom sprostredkovateľa sa nevyžaduje súhlas dotknutej osoby, a ani iný právny titul, ako je to v prípade poskytovania údajov iným prevádzkovateľom. Sprostredkovateľ v takomto prípade spracúva osobné údaje v mene Spoločnosti ako prevádzkovateľa.

Spracúvanie osobných údajov prostredníctvom sprostredkovateľa nemá negatívny vplyv na výkon a uplatňovanie práv dotknutej osoby, ktoré si môže uplatniť v Spoločnosti alebo tiež priamo u konkrétneho sprostredkovateľa.

Spoločnosť využíva len sprostredkovateľov poskytujúcich primerané technické, organizačné a ďalšie zabezpečenia tak, aby spracúvanie spĺňalo všetky zákonné požiadavky. Spoločnosť pri spracúvaní osobných údajov využíva sprostredkovateľov, ktorí zabezpečujú:

• a) marketingové služby,
• b) ekonomické, účtovné a daňové služby,
• c) tlačové služby a služby hromadnej korešpondencie,
• d) administratívne služby spojené s doručovaním,
• e) právne služby,
• f) vymáhanie a správu pohľadávok,
• g) finančné a s nimi súvisiace služby,
• h) správu registratúrnych záznamov podľa osobitných predpisov.

Spoločnosť zároveň ubezpečuje obchodných partnerov, že osobné údaje nie sú predmetom cezhraničného prenosu do tretích krajín.

D. Doba uchovávanie osobných údajov Spoločnosťou

Osobné údaje Spoločnosť uchováva len v období, počas ktorého je uchovanie nevyhnutné s ohľadom na dosiahnutie účelu, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú.

Pokiaľ sú osobné údaje spracúvané na základe súhlasu dotknutej osoby, budú po odvolaní súhlasu alebo po uplynutí jeho platnosti uchované len za účelom prípadného preukázania a uplatnenia práv Spoločnosti, a to len počas obdobia trvania takých práv. Uvedené platí aj v prípade spracúvania na základe zmluvy.

Ak sú osobné údaje spracúvané v rámci plnenia záväzkových, zákonných a iných povinností, Spoločnosť uchováva osobné údaje počas doby uvedenej v príslušnom predpise. Takýmito právnymi predpismi sú najmä:

• a) zákon č. 431/2002 Z.z. Zákon o účtovníctve v znení neskorších predpisov, na základe ktorého sa účtovné záznamy a iné zákonom určené dokumenty archivujú počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
• b) zákon č. 199/2004 Colný zákon a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, na základe ktorého sa doklady súvisiace priamo alebo nepriamo s dovozom, vývozom alebo tranzitom tovaru uchovávajú počas desiatich kalendárnych rokov od momentu určeného v zmysle Čl. 51 ods. 1 nariadenia (EÚ) č. 952/2013,
• c) príslušné predpisy upravujúce daňové povinnosti Spoločnosti, na základe ktorých sa príslušné dokumenty uchovajú prevažne počas desiatich kalendárnych rokov od rozhodujúcej skutočnosti v zmysle príslušných daňových predpisov,
• d) príslušné predpisy upravujúce povinnosti Spoločnosti ako zamestnávateľa, v zmysle ktorých Spoločnosť uchováva príslušnú evidenciu o svojich zamestnancoch po dobu desiatich rokov od momentu určeného osobitnými predpismi,
• e) zákon č. 297/2008 Z. z., na základe ktorého sú osobné údaje uchované počas piatich rokov od:
  • - skončenia zmluvného vzťahu s obchodným partnerom, a to údaje a písomné doklady získané v súvislosti s vykonávaním starostlivosti vo vzťahu ku obchodnému partnerovi,
  • - od vykonania obchodu všetky údaje a písomné doklady o príslušnom obchodnom partnerovi,
• f) zákon č. 395/2002 o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov.

E. Práva dotknutých osôb a povinnosti Spoločnosti pri spracúvaní osobných údajov

Spoločnosť je povinná poskytnúť dotknutej osobe jej osobné údaje, ktoré spracúva, a to spôsobom podľa jej požiadavky.

Dotknutá osoba má právo na to, aby Spoločnosť bez zbytočného odkladu opravila nesprávne osobné údaje, ktoré sa jej týkajú. So zreteľom na účel spracúvania osobných údajov má dotknutá osoba právo na doplnenie neúplných osobných údajov.

Spoločnosť bezodkladne vymaže alebo opraví osobné údaje, ktoré sú nesprávne z hľadiska účelu, na ktorý sa spracúvajú.

Spoločnosť je povinná bez zbytočného odkladu vymazať osobné údaje, ak dotknutá osoba uplatnila právo na výmaz, ak:

• a) osobné údaje už nie sú potrebné na účel, na ktorý sa získali alebo inak spracúvali,
• b) dotknutá osoba odvolá súhlas, na základe ktorého sa spracúvanie osobných údajov vykonáva, a neexistuje iný právny základ pre spracúvanie osobných údajov,
• c) dotknutá osoba namieta spracúvanie osobných údajov a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie osobných údajov alebo dotknutá osoba oprávnene namieta spracúvanie osobných údajov,
• d) osobné údaje sa spracúvajú nezákonne, alebo
• e) je dôvodom pre výmaz splnenie povinnosti podľa GDPR, osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná.

Ak Spoločnosť poskytla v súlade s GDPR osobné údaje a je povinná ich vymazať, je zároveň povinná prijať primerané bezpečnostné opatrenia vrátane technických opatrení so zreteľom na dostupnú technológiu a náklady na ich vykonanie na účel informovania ostatných prevádzkovateľov, ktorí spracúvajú osobné údaje dotknutej osoby o jej žiadosti, aby títo prevádzkovatelia vymazali odkazy na jej osobné údaje a ich kópie alebo odpisy.

Dotknutá osoba má právo na to, aby Spoločnosť obmedzila spracúvanie osobných údajov, ak:

• a) dotknutá osoba namieta správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho Spoločnosti overiť správnosť osobných údajov,
• b) spracúvanie osobných údajov je nezákonné a dotknutá osoba namieta vymazanie osobných údajov a žiada namiesto toho obmedzenie ich použitia,
• c) Spoločnosť už nepotrebuje osobné údaje na účel spracúvania osobných údajov, ale potrebuje ich dotknutá osoba na uplatnenie právneho nároku
• d) dotknutá osoba namieta spracúvanie osobných údajov, a to až do overenia, či oprávnené dôvody na strane Spoločnosti prevažujú nad oprávnenými dôvodmi dotknutej osoby.

Dotknutá osoba má právo získať osobné údaje, ktoré sa jej týkajú a ktoré poskytla Spoločnosti, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a má právo preniesť tieto osobné údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi, ak je to technicky možné a ak sa osobné údaje spracúvajú na základe vyjadrenia súhlasu dotknutej osoby so spracúvaním osobných údajov aspoň na jeden konkrétny účel alebo je spracúvanie osobných údajov nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby.

Spoločnosť poskytne súčinnosť dotknutej osobe pri uplatňovaní jej práv v čo možno najširšom rozsahu, aký jej dovoľujú technické a prevádzkové podmienky Spoločnosti.

Zároveň Spoločnosť vyhlasuje, že prijme všetky primerané technické a organizačné opatrenia s cieľom ochrániť Vaše osobné údaje pred úmyselným alebo nedbanlivostným vymazaním, stratou alebo zmenou a proti neoprávnenému sprístupneniu Vašich osobných údajov.

Zamestnanci Spoločnosti, ako aj jej zmluvní partneri, ktorí spracúvajú osobné údaje v jej mene, sú zaviazaní povinnosťou mlčanlivosti, ktorá trvá aj po skončení zmluvného vzťahu.

V súvislosti so spracúvaním osobných údajov má dotknutá osoba právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava, Slovenská republika.

Ak sú osobné údaje spracúvané na základe súhlasu v zmysle článku 6 ods. 1 GDPR alebo v zmysle článku 9 ods. 2 GDPR, má dotknutá osoba právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Takéto odvolanie však nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.